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Esta semana recebi algumas dúvidas sobre sistemas de controle patrimonial (almoxarifado e patrimônio) e resolvi fazer estepostcom algumas dicas.

Atualmente, as instituições, em especial os órgãos federais, passam por um problema comum: qual sistema de controle patrimonial escolher?

São diversos sistemas utilizados na esfera federal e espalhados por diferentes instituições, sejam elas da administração direta ou indireta, dos três poderes da União.

O fato é que não existe uma padronização no governo federal com relação a qual sistema patrimonial utilizar e cada ente decide por um, muitas vezes, não conseguindo chegar aos resultados que a sociedade precisa.

Os Institutos e as Universidades federais, na sua maioria, possuem sistemas próprios. O que não implica dizer que acharam a solução. O maior desafio é fazer com que esses sistemas “locais” consigam consolidar as informações, fornecer relatórios gerenciais e se comunicar com o Sistema Oficial do Governo Federal (SIAFI) para gerenciar a execução orçamentária, financeira e contábil.

Essas tecnologias são desenvolvidas com recursos públicos, em instituições públicas, por servidores públicos, mas, algumas vezes, essas instituições (IFES) cobram, através de descentralizações orçamentárias e/ou financeiras, para repassar os direitos de utilização às demais instituições federais.

Um bom sistema deve ter algumas características básicas, como, por exemplo:

I. Agilidade e confiança

Agilidade e confiança são requisitos essenciais e farão muita diferença para o usuário na hora da utilização. Além disso, o sistema dever ser intuitivo e de fácil utilização e ter um suporte preparado para atender às mais variadas necessidades dos usuários.

II. Segurança da informação

A contabilidade é uma ciência e, como toda ciência, tem seus princípios. Esses princípios precisam ser respeitados pelo sistema de controle patrimonial. Os registros contábeis, por exemplo, devem ser guardados e nunca podem ser apagados ou alterados. Isso parece óbvio, mas atualmente existem, em alguns órgãos públicos, sistemas de controle patrimonial tão frágeis com relação aos registros dos bens e materiais que, facilmente, essas informações podem ser alteradas por usuários.

III. Integração

Uma importante característica do sistema é que ele possua integração com os sistemas contábeis utilizados na organização. No caso dos órgãos federais, a integração com o SIAFI é muito bem-vinda. Essa integração minimiza erros, fraudes, agiliza os processos internos e melhora a qualidade da informação.

Assim, antes de implantar um sistema de controle patrimonial na sua instituição, converse com um contador público experiente, visite um órgão onde esse sistema já está implantado, solicite relatórios de conciliação entre esse sistema e o sistema contábil (SIAFI para o governo federal) e, depois, decida qual sistema melhor atenderá à sua organização.

Esperamos que vocês tenham gostado. Ainda há dúvidas sobre qual sistema implantar?

Deixe suas sugestões e dúvidas nos comentários e compartilhe conosco.

 

Contato@ContadorKleberMarques.com.br

Kleber Marques

É Contador Público Federal no IFPB - Instituto Federal da Paraíba - possui graduação em Ciências Contábeis pela UFPB e Especialização em Perícia Contábil pela UnP. Há dez anos, responde pela Contabilidade do IFPB, assessorando a gestão com informações em apoio ao processo de tomada de decisões e à adequada prestação de contas. Possui experiência na área de CASP, Orçamento, Finanças e Administração Pública. É responsável pela elaboração e divulgação dos RCPG – Relatórios Contábeis de Propósito Geral do IFPB. Em recentes acórdãos nº 550/2018 e nº 2.377/2017 - TCU - Plenário, o Tribunal de Contas da União, menciona seu trabalho publicado pela Contabilidade do Campus João Pessoa.

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